Wie erfasse ich einen neuen Mandanten?
Alle Daten eines Mandanten werden im übersichtlichen Dossier gesammelt. Dort stehen nicht nur die Adressinformationen, sondern alle Mandate, Rechnungen und sogar Buchhaltungsinformationen zur Verfügung. Das Dossier wird durch das integrierte Dokumentenmanagementsystem abgerundet, so dass ein einziges Fenster für Transparenz und Sicherheit sorgt.
Zusammenfassung
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie einen neuen Mandanten erstellen können und Sie erhalten einen ersten Einblick in das Dossier.
Durch Klicken auf das grosse blaue „Plus“ Icon im Fussbereich des Adressfensters für Mandanten, kann ein neues Dossier angelegt werden. Dieses beinhaltet alle Informationen über den neuen Mandanten. Eine Adresse kann manuell erfasst werden oder es kann eine vCard in das weisse Feld mit der Adressetikette hineingezogen werden, wodurch die Adressdaten aus der vCard übernommen werden.
Das Dossier enthält eine Seite Stammblatt mit den administrativen Angaben über den Kunden. Auf der Seite Mandate können Sie alle Mandate des Mandanten managen und Rechnungen erstellen.
Auf der Seite Konten sehen Sie die Buchungen des Mandanten. Auf den Seiten Entwürfe und Archiv können Sie Dokumente erstellen und ablegen; diese beiden Seiten repräsentieren die Dokumentenverwaltung (DMS) von timeSensor LEGAL.
Für jeden Datensatz können zwei Adressen erfasst werden: eine Privatadresse („HOME“) oder eine Geschäftsadresse („WORK“). Durch Klicken auf das graue Kästchen rechts neben der Adresse kann man zwischen den beiden Anschriften umschalten.
Es können bis zu sechs Kontaktnummern erfasst werden. Links von den Kontaktfeldern bestehen Menus, aus welchen man den gewünschten Feldinhalt auswählen kann.
Jeder Adresse kann auch eine Farbmarkierung zugewiesen werden, welche in der Adressliste erscheint.
Adressen können untereinander verbunden werden. Zum Beispiel kann zwischen einer Firma und einem Mitarbeiter die Beziehung „Firma/Ansprechpartner“ genutzt werden.
Wissenswert
- Bei Verwendung von zwei Anschriften für einen Datensatz, kann festgelegt werden, welche Anschrift die Hauptadresse sein soll. Diese wird von timeSensor LEGAL dann mit Priorität verwendet. Hierzu im grauen Kästchen rechts von der Adresse im Menu bei der gewünschten Adresse einen Haken bei „Hauptadresse“ setzen.
- Das erste Kontaktfeld geniesst Priorität und wird auf den Ausgabelisten angezeigt. Klicken Sie in ein Kontaktfeld und verwenden Sie „Cmd/Ctrl + Pfeiltasten“, um die Felder vertikal zu verschieben.
- Die Kategorien sind frei anpassbar und erlauben es, Ihre Adressen frei einzuteilen und dann in der Ausgabeliste danach zu filtrieren.
- Durch Klicken auf die das blaue Kästchen mit der Datensatznummer, unten links im Adressfenster, können Sie dem Datensatz ein „Post-it“ anheften.
Zur Vertiefung
Auf dem Trainingsportal von timeSensor LEGAL finden Sie weitere, detaillierte Informationen zu allen Editionen von timeSensor LEGAL.
